Natuurlijk zien we het liefst dat iemand zijn declaratie gewoon instuurt in AFAS maar soms is het toch gewoon niet mogelijk omdat er teveel berekeningen achter een declaratie zitten, voorwaarden en uitzonderingen of er zijn teveel terugkerende declaraties. Klanten werken dan vaak met een eigen Excel of Word document of nog erger 'iets op papier' waar ze eventueel van alles in gebouwd hebben of makkelijker grotere aantallen kunnen registreren.
Zo ook onze AFAS klant de Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord! Zij hebben zelf een prachtige Excel ontwikkeld die aan alle verwachtingen voldoet en door de medewerkers naar volle tevredenheid gebruikt wordt echter het handmatige proces na aanlevering, daar werd de afdeling payroll niet heel blij van op z'n zachts gezegd.
Aanpassing Excel
Om die reden hebben we daar met een kleine integratie het gehele proces geautomatiseerd. De medewerker download gewoon zijn Excel formulier en vult zijn declaraties in. In de Excel vinden alle berekeningen en optellingen plaats en op een apart tabblad komt de uitkomst per looncomponent te staan. Dus nummer looncomponent met bedrag, meer is niet nodig.
Insturen via InSite
De declaratie wordt vervolgens door de medewerker ingestuurd in AFAS. Hij doet netjes alle bonnetjes erbij en stuurt de declaratie in. We dwingen het toevoegen op een bijlage af zodat we geen 'lege' dossieritems binnen krijgen.
De truuk!
Vervolgens halen wij op de achtergrond de ingevulde excel op (de bonnetjes laten we lekker voor wat het is) en we 'lezen' in Nodum de Excel uit. We halen de looncomponent nummers op met de daarbij behorende bedragen.
We updaten de resultaten op het dossieritem in vrije velden en we maken een .pdf van het resultaat en voegen deze toe aan het dossieritem. Vervolgens zetten we de workflow door naar de beoordelaar.
De beoordelaar ziet direct op het dossieritem wat het totaal is van de declaratie en kan dit accorderen.
Updaten
Nadat de beoordelaar de declaratie heeft goedgekeurd gaan wij weer aan de slag met Nodum. We halen de vrije velden van het dossieritem op en updaten deze via de update connector 'HrCompMut' in AFAS op de juiste looncomponenten.
Als we succesvol hebben kunnen updaten melden we dat in de reactie en ronden we de flow af. Bij een afkeuring om de een of andere reden dan melden we dat en keuren we de flow af en gaat deze naar de instuurder terug.
En klaar… dat scheelt de afdeling Payroll heel wat handmatige handelingetjes en het voorkomt menselijke fouten bij het overnemen van de informatie uit de Excel. :)